Home > Proof of Cash > Proof of Cash

Proof of Cash

Proof of Cash or Four Column Reconciliation

Ok, sa topic ng cash, ito ang masasabi ko na ultimate in terms of difficulty. Kelangan ng understanding ng entries na ginagawa ng company at ng book. Kelangan din ng application ng logic.

Una sa lahat, ano ba ang Proof of Cash? Every month, gumagawa ang kumpanya ng Bank Reconciliation (bank recon in other words). Ngayon, ang preparation ng typical bank recon, nagpapakita lang ng effect nya sa total balance ng isang Cash in Bank account. When the company smells something fishy regarding the custodian or in more technical terms, when the company believes that fraud exists in handling of the cash balances, dapat maging mas detalyado ang ginagawang reconciliation wherein every transaction na nangyayari sa cash, ippresent in details. That is where Proof of Cash comes into scene.

Ok, let’s start. Ipapakita ko muna sa inyo yung problem, then yung solution ko, tapos, ieexplain ko sa inyo kung bakit ganoon.

Bakit nga ba baliktad sa bank?

Bank Credit – addition to bank balance
Bank debit – deduction from bank balance

kasi, bilang “customers” ng bank, pag nagdedeposito tayo ng pera sa banko, ang treatment nila dun ay liability sa depositor. So, pag sinabing bank “credit” ibig sabihin nadagdagan yung liab nila sa depositor, nadagdagan ang balance ng cash ng depositor and bank “debit” kasi nbawasan yung liability nila sa depositor ksi nabawasan yung pera ng depositor sa bank.

pag may tanong itanong lang po. sunod yung sinasabi kong bank errors at nsf checks.

PROBLEM
Balance per company’s ledger
Nov. 30 520,000
Dec. 31 700,000

Total debits to cash per company’s books
(recorded receipts) during December 2,500,000

Total credits to cash per company’s books
(recorded disbursements) during December 2,320,000

Bank Balance
Nov. 30 537,400
Dec. 31 678,200

December receipts recorded by Bank
during December 2,474,400

December disbursements recorded by Bank
during December 2,333,600

Deposits in Transit
Nov. 30 160,000
Dec. 31 225,000

Oustanding Checks
Nov. 30 143,000
Dec. 31 118,000

Bank Service Charges(recorded by the
depositor in the month following the month
of charge)
November 1,200
December 800

Bank credit memo for customer’s note
collected by bank in November
(face value 60,000plus interest 600),
recorded by the company only
in december. 60,600

Bank credit memo for proceeds of
bank loan granted
by the bank on Dec. 31. 100,000

Customer’s DAIF check returned by the bank
(recorded by the company
in the following month)
Returned in November 25,000
Returned in December 14,000

Solution:

https://i2.wp.com/i438.photobucket.com/albums/qq107/joseph0487/proof.jpg

Mga dapat tandaan:

1. Ang kinokompyut natin na ending balance ng Deposits/Withdrawals-Receipts/Disbursements ay STRICTLY para lamang sa Deposits/Withdrawals-Receipts/Disbursements ng current month. Lahat ng Deposits/Withdrawals-Receipts/Disbursements ng previous months, tanggalin doon.
2. Papanong nagiging equal ang Deposits/Withdrawals-Receipts/Disbursements ng bank at book? Since sa transactions ng current month nga lang yung syempre dapat kung ano ang Receipts mo sya rin ang Deposits mo at kung ano ang Disbursements mo ay sya rin ang Withdrawal mo.
3. Gagawin mo ang ginagawa ng banko. Bakit? Kasi hindi mo naman pwedeng pakialaman ng books ng bank. (except syempre pag may bank error kasi kapag bank error, ang bank ang kusang nagcocorrect nun).
4. Huwag isiping negative yung Disbursement/Withdrawal column. Ang pinag-uusapan kasi dun, kung magkano yung disbursement/withdrawal mo. (gets to?)

Sa pagpprepare ng proof of cash, take it one step at a time. Wag paghaluhaluin.

Ok, as I will explain I will use the following terms para madescribe ang column:
FIRST COLUMN – ito yung recon last month
LAST COLUMN – ito yung recon this month

Una, gawin ang pinakamadaling part that is, ilagay sa tamang column ung mga unadjusted balance Bank’s previous month, deposits, withdrawal, current month and book’s unadjusted previous month, receipts, disbursements, current month.

Tapos, yung details na. take one step at a time. Kung gusto mo unahin yung bank tapos yung books, gawin mo. Ikaw bahala. Basta isa isa lang.

Ok unahin natin yung

Bank

Deposit in transit.
Ano ba ang deposit in transit. Yan ung mga payments ng customers/debtors/payor, na katapusan ng buwan na ginawa yung payment kaya hindi na umabot yung tseke sa tamang petsa. Kung baga, sa cutoff lang may problema. Kasi ganito ang nangyari. Nagbayad yung customer. Edi binigay yung cheke sa kumpanya. Pagbigay ng cheke sa kumpanya, syempre, ang gagawin ng company, irerecord nya bookd nys. Saka nya idideposito sa banko. Ngayon, pag pasok nun sa bank, hindi naman agad maccredit yun sa account mo. It will undergo a clearing process para icheck kung legitimate/genuine/negotiable ba yung cheke na diniposito mo sa bank. It will take a couple of days bago maclear yun. So, pag na-clear, ok, iccredit na ng bank sa account mo yun. Kaya nagkakaroon ng deposits in transit. Narecord mo na yung receipt sa book mo pero sa banko, hindi pa.

So, papano ang treatment nun? Ganito.

PREVIOUS Month

Diba ang first column yun ung recon ng last month. So, since DIT sya last month, add nyo s first column ng bank.
Kasi dapat talaga, receipt nyo na sya last month pero ngayon lang na-credit sa account nyo. So since ngayon lang ncredit sa account nyo, narecord sya ng bank as “deposits this month”. E diba nga sabi ko, yung deposits/withdrawals na icocompute natin ay para lang sa current month, kaya ibabawas natin sa receipts column yung DIT last month.

CURRENT Month.
Eto, sabi ko diba due to timing difference, hindi tuloy naadd ng bank sa inyo yung amount na yun kaya hindi nagreflect sa statement nyo. So ano dapat gawin? Eh di iadd nyo sa Deposits column ng bank para tumugma ang receipts at deposits nyo.

Outstanding checks.
Pareho lang ng logic nito sa Deposit in transit. Yun nga lang, dito naman, tayo ang magdidisburse/gagastos/payor. Pareho din ng proseso ang ia-undergo ng cheke and all.

Previous month
Sa previous month, or first column, syempre deduct to kasi disbursement talaga natin sya for november. Pero, since hindi pa sya nareflect sa statement noong November, malamang sa malamang, naisama sya sa withdrawals total nyo for december. So, hindi ito nabibilang doon kaya dapat tanggalin. Deduct from Withdrawals column.

Current month
Sabi natin, ang outstanding check ay ang mga cheke na hindi pa nadedebit/nababawas (tandaan baliktad sa banko ha, paliwanag ko mamaya kung bakit). So, hindi pa sya kasama sa withdrawal. So, idadagdag natin sya sa withdrawals column for the month. At syempre, bawas sya sa december 30 column kasi nga disbursement to.

Maliwanag na sa sikat ng buwan ang Bank?

Book

Bank Service Charges
Ang bank service charge ay ang mga amounts na binabawas sa account natin kabayaran sa serbisyo ng banko sa pagtatago ng pera natin. Considered as expense to sa books. Ok. Simple lng nman to.

Previous month.
Pareho din ng logic nito sa DIT/OC, timing difference ang dahilan ng mga ginagawa sa proof of cash. So, sa first column natin, since kabawasan sa account natin at nalaman lang natin sa current sttement na may bank service charge pala noong nakaraang buwan, edi ibawas natin sa column ng previous month at IBAWAS din sa column ng disbursement. Bakit? Eh kasi hindi naman sya disbursement this month, noong nakaraang buwan sya disbursement. Ang total na pinaguusapan sa receipts/disbursement columns nyo sa isang proof of cash ay ang receipts/disbursements lang ng current month.

Current month
So, sa current month, i-ADD ito sa disbursement s column nyo kasi disbursement sya this month. At IBAWAS sa Dec. 30 column dahil disbursement/cash gastos sya. Tandaan ah, huwag isiping ang buong disbursement column ay negative.

Bank Credit memo.
Pag sinabing “bank credit memo” ito yung mga DAGDAG sa account mo dahil sa koleksyon ng banko from customers and some other transactions na nakadagdag sa bank balance mo na hindi mo alam kaya pinapaalam ng bank sayo. Kung bakit credit memo ang tawag sa knya eh dagdag naman sya, papaliwanag ko mamaya. So, same logic po.

Previous month.
Ang bank credit memo na dapat ay dagdag noong nakaraang buwan na ngayon mo lang buwan naidagdag sa receipts mo ay magccause ng overstatement ng receipts mo for the month of december (current month) at understated naman ang cash balance mo for november (previous month) so, sa first column, ADD para hindi na understated ang cash balance mo nuong november. Sa Receipts column naman, ibawas kasi nga pang-previous month receipts sya. Hindi sya pang current month.

Current Month
Sa receipts column, dagdag, kasi nakita mo lnag sa bank statement na may dagdag ka pala at hindi mo pa sya nairerecord sa book mo. Tapos since dinagdag mo sya sa receipts mo, may effect sya sa last column so idagdag din.

NSF checks
Muli, ng NSF check ay ang chekeng tumalbog. Dito, ang pinag-uusapan ay cheke ng customer ah.

Previous month
Ang chekeng tumalbog, binabalik sa kumpanya yung cheke mismo at may tatak na “No Sufficient Fund”. Diba koleksyon to mula sa customer? So, ang gagawin ng kumpanya, irereverse nya yung naentry nya nung nagbayad ang customer so ang entry nya:

(dr) Accounts receivable xxx
(cr) cash xxx

Since credit yung cash, papasok sya sa ledger as disbursement at HINDI kabawasan sa receipts. Tandaan yun ah. Kasi usually mababasa yang credit to cash na yan as disbursement lalo na pag computerized ng system mo.
Ang nangyari naman dito, ito yung mga NSF checks na tumalbog nung end of the month kaya dumating na satin yung tumalbog na cheke the next month at nairecord din nung sumunod na buwan pero tumalbog talaga sya noong nakaraang buwan.

O, para medyo magulo, papano kung ang sabi “a collection last month which was proven NSF this month”, kelan sya icoconsider na nsf, nung previous or current month? Edi sa CURRENT MONTH. Pag nsf check pinaguusapan, ang iisipin nyo lang kung kelan tumalbog para hindi kayo maguluhan.

Previous month
Ok, so ang gagawin, since para talaga sya sa previous month pero ngayon lang nabawas sa cash in bank account natin, ibawas natin sya sa NOVEMBER column. At since nakarecord sa ledger balance mo na disbursement sya this month, pero pang previous sya, ibawas sa disbursement column. Malinaw?

Current month
Since ngayong buwan sya kabawasan, iccredit mo yung cash mo so, dagdag sya sa disbursement column at since disbursement sya, ibawas sya sa dec. 30. Column

Sample Problem Source: Intermediate Accounting Vol. 1 by Robles & Empleo

Advertisements
Categories: Proof of Cash
  1. 4th_Yr_AMV
    December 12, 2009 at 10:48 am

    Kuya may mga tanong lang poh aq:

    May pagkakaiba po b s deposit in transit s undeposited collections? Kung meron, may sign po pa ng weaknesses s internal control nila, para po kasing may nasabi yung prof namin tungkol dun…Kuya paano poh kung s problem nang proof of cash may mga nahalong working funds (PCF, purchasing fund, o kaya payroll fund)…
    salamat poh

    • December 12, 2009 at 4:52 pm

      Walang pinagkaiba ang “Undeposited Collections” sa “Deposit in Transit”. If I remember it correctly, yan pa nga yung term na ginamit sa board exams namin nung nagpacompute ng cash balance.

      Regarding Internal Controls, one major internal control procedure over Cash kasi ay “Cash Receipts must be deposited daily”. Any undeposited collection (especially kung matagal nang hindi nadedeposit) is a sign of an internal control weakness. Cash kasi is the asset most susceptible to misappropriation since it is the most liquid asset kaya dapat iminimize ang physical access sa cash. Malaking tulong ang Lockbox System kasi sa lockbox(post office box ito na under ng banko), pag nagbayad ang customer, doon didirecho ang bayad, hindi na dadaan sa mga empleyado ng kumpanya. Isa pa, maccredit agad yung bank account ng company kasi bank na mismo nagmamaintain ng lockbox and at the same time it “is considered an extermely effective control because company employees have no access to cash and bank employees have no access to the company’s accounting records”(Whittington, Delaney, 2009)

      Sa bank recon and working funds, depende sa tanong. Kung minsan ang Payroll Fund mismo ang pinarereconcile . Kung bank recon, usually checking account naman ang nirerecon. Tapos pag tinanong ung Adjusted Cash Balance, at walang sinabing exclusion, since cash ung working funds, kasama yun sa Cash on the Balance Sheet/Adjusted Cash Balance. Pero kung ang tinatanong lang ay ang Checking Account lang, edi yung adj balance ng checking account lang.

      Did I answer your question?

  2. 4th_Yr_AMV
    December 13, 2009 at 12:57 am

    kuya parang s kwento lang may pagkakiba para kasing ganito yung pagkakaintindi dun s discussion not necessarily ung sinabi ng prof hindi kasi ako sigurado…
    Kapag undeposited collections may sign daw ng weakness ng internal control kasi ang entrada raw ng kumpanya ay parang ganito:(medyo mabilis kasi magsalita ung prof pero verify q n rin s classmate ko kung eto yung entry talaga):

    Dr: Cash on Hand
    Cr: AR

    Tapos gagawin din kumpanya yung entry na ito pagkatapos:

    Dr. Cash in Bank
    Cr: Cash on Hand

    Discourage daw ito kasi dapat daw diretso na sa cash in bank account kaya may mga undeposited collections pa xia…

    Sa deposit in transit eto yung entrada:

    Dr: Cash in Bank
    Cr: AR

    Deretso n sa cash in bank kaso naabutan ng cut-off date kaya lang in-transit pa.

    Ung dilemma q kc kuya yung s undeposited collections may problem kasi sa bank recon dalawa yung treatment na ginawa:

    Ung una bawas sa unadjusted balance ng book (diretso bawas hindi adjustment)pero tsaka kinompare dun sa bank para makuha ung shortage tapos inadd dun s adjusted balance ng bank.

    Ung pangalawa inadd as adjustments s bank balance.

    Parehas yung sagot sa adjusted cash balance, ung unadjusted ung dilemma q,,,anu kaya yung mas theoretically correct…

    Ung s working funds kuya hahanapin q yung problem n may nahalo s proof of cash…

    kuya pwede rin pa-discuss yung kiting,,,kung paano nagkakaroon ng possible defalcation of funds…

    salamat poh uli…xenxia n kung makulit :))

    • December 13, 2009 at 2:48 am

      Oki lang po, kaya ko nga ginawa tong blog para sa mga katanungan.

      Theoretically, ang assumption kasi ang Undeposited Collections ay nakareflect na sa books tapos Bank Adjustment yan. Ngayon since aud prob ito, baka sa particular na problem na yan, may hinala yung auditor ng misappropriation of cash kaya sinubukang hanapin yung cash shoratage kaya binawas sa unadjusted balance at kinumpara sa unadjusted bank balance, depende sya sa kwento ng problem. It’s better if you’ll be able to supply the problem here para madiscuss, ang aud prob kasi, maraming possibilities na kailangang i-take into consideration para masolve.

  3. 4th_Yr_AMV
    December 13, 2009 at 12:26 am

    During your audit of ABC Corporation, you established the following data concerning the cash position as of December 31, 2009

    Bank Credit Memo 15000
    Bank Debit Memo 450
    Balance per bank statement 82 200
    Cash on hand and in bank, per books 72630
    Outstanding Checks 12365
    Cash on Hand per count 8625
    Check of BAC Corporation erroneously charged by the bank 8625
    Check No. 1111 for 1950 in payment to a supplier was erroneously recorded as 1590.

    Solution 1:

    |–Bank–||–Book–|
    |-82 200-||-64 005-|
    |(12 365)||-15 000-|
    |–2 100-||—(450)|
    |——–||—(360)|
    |——–||——–|
    |–71935-||–78195-|

    Shortage 6260
    Adjusted Cash Balance 71935 + 8625 = 80 560

    Solution 2:

    |–Bank–||–Book–|
    |-82 200-||-72 630-|
    |(12 365)||-15 000-|
    |–2 100-||—(450)|
    |–8 625-||—(360)|
    |——–||——–|
    |–80560-||–86820-|

    Shortage: 6260
    Adjusted Cash Balance: 80560

    Question: Unadjusted Balance, per books

  4. 4th_Yr_AMV
    December 13, 2009 at 12:29 am

    Medyo Magulo ata yung post

    Sol1:
    Bank 82 200 – 12365 + 2100 = 71935
    Book 64 005 + 15 000 – 450 -360 = 78195

    Sol2:
    Bank 82 200 – 12365 + 2100 + 8625
    Book 72 630 + 15000 – 4500 – 360

    • December 13, 2009 at 2:24 am

      I see what happened!!

      Ang theoretically correct when it comes to the solution ay yung Solution number 1. Ang logic kasi ng solution 1:

      1. Kinuha ung adjusted CASH IN BANK Balance
      2. Kunyari, wala kang alam sa nangyaring stolen cash so (72,630 – 8,625) kung baga, ito yung unadjusted Cash In Bank base sa data.
      3. Since yung 72,630 ay Cash in Bank AND on Hand, sinegregate yung Cash in bank and Cash on hand.
      4. Nung kinompute mo pareho pababa, hindi equal yung bank at book. Mas malaki yung records kesa sa actual na naideposito.
      5. So yung diperensya, since mas malaki yung narecord mo kesa sa actual na deposito, malamang napunta kung saan yun, thus the shortage.

      Yung Solution number 2 naman, alternative solution. Dito, ang ginawa naman, pinagsama-sama na yung mga pera saka binilang yung kulang. Maganda tong solution na to kasi mabilis yun nga lang, yung logic, mahirap makita kasi tago.

      Inassume nya, yung 8,625 ay “Deposit in Transit” kunyari. Sa particular problem na to kasi, yung 8,625 hindi naman sinabi kung idedeposit ba sa bank or hawak lang talaga dapat ng company as a working fund. Inassume nalang ng solusyon na depo in transit sya.

      Ang proseso:
      1. Knuha yung ADJUSTED CASH (hindi lang cash in bank, as compared dun sa sol 1) BALANCE. Ihinalo na yung Cash on Hand sa solution at inassume na Deposit in Transit.
      2. Then ito yung catch sa solution na to. Since hinalo mo yung cash on hand mo sa computation as an adjustment to the bank, magsisimula ka ngayon sa 72,630 as Unadjusted Bank Balance mo (kunyari kasi wala ka pang alam na nangyaring nakawan, inosente ka pa, kaya pababa rin gagawin mong computation).
      3. So, pag tinuloy-tuloy mo yung solution, magkakatalo ngayon ung makokompute mo sa books mo na Cash in Bank vs. sa Adjusted Bank Balance based on the Bank Statement.
      4. Kung papansinin mo, mas malaki yung recorded sa books kumpara sa actual na naideposit lang sa bank. So lumalabas, agrabyado ka sa banko, kulang yung naideposito sa bank. So wala kang gagawin kundi iadjust yung Book balance mo from 86,820 down to 80,560 and charge the adjustment as a Shortage.

      Any solution will do. Kung baga, yung sol. #2, pareho lang talaga sa logic ng Sol# 1. Iba lang ang presentation.

      So, pag tinanong:

      SHORTAGE = 6,260
      Unadjusted BANK Balance per BOOK = 57,745
      CASH ON HAND BALANCE = 8,625
      CASH IN BANK BALANCE = 71,935 dapat
      CORRECT CASH BALANCE = 80,560

      Iba ang TOTAL Cash Balance sa CASH IN BANK lang.

      Sa sol. # 2 kasi dumerecho na sa Correct Cash Balance at di na pinakita yung Cash In Bank Balance since di naman tinatanong yung Cash In Bank balance. Mas mabilis nga naman yun. yun nga lang, diba, tago yung logic.

      Nagkakatalo lang kasi sa wording ng question ng problem eh. Ano ba sinagot ng prof nyo dun sa unadjusted balance per bank? Kasi kung ako ang tatanungin tapos boss ko yan, yung nasa itaas talaga ang sasabihin ko. I treated the Cash on Hand separately from the Cash in Bank. Una sa lahat kasi hindi naman nilinaw sa problem kung yung 8,625 kung DIT lang or cash on hand lang talaga eh.

  5. December 13, 2009 at 2:25 am

    By the way, dun sa data mo, sabi mo kasi
    “Check of BAC Corporation erroneously charged by the bank 8625”
    dapat 2,100 yun based sa solution mo, typo mo ata po. 🙂

  6. 4th_Yr_AMV
    December 13, 2009 at 8:37 pm

    w3w..tnx!!! 🙂 medyo na gets q ung logic ng solution one ,,, it helps so much,,, atsaka poh tama kayo 2100 nga poh ung error,,,

    • December 15, 2009 at 3:42 pm

      walang anuman! pinost ko tong conversation natin tapos nagdagdag ako ng isa pang alternative na solution

  7. August 6, 2010 at 5:06 am

    Salamat! Mejo naintindihan ko na ‘tong PofC… =))

  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: